Zoll-Dokumente im internationalen Versand - alles Wichtige

Welche Dokumente für den Zoll sind einem international verschickten Paket beizulegen? Das sorgt immer wieder für Fragen und Verwirrung. Wir wollen das hier einmal ausführlich erklären.

Die erste grundsätzliche Unterscheidung ist:

1. Empfängeradresse des Pakets ist ein EU-Land: dann brauchen dem Paket überhaupt keine Zolldokumente beigelegt werden (sie können hier das Lesen aufhören).
2. Empfängeradresse ist außerhalb der EU: es sind Zoll-Dokumente beizulegen (bitte lesen Sie weiter)

Die richtigen Zolldokumente für den Paketversand

Der Zoll des Empfängerlandes Ihres Paketes möchte prüfen, was im Paket enthalten ist, ob diese Inhalte überhaupt erlaubt sind für eine Einfuhr ins Land und ob auf diese Inhalte eventuell Gebühren oder Steuern zu erheben sind bei der Einfuhr. Dafür gibt es die Zolldokumente - verwirrenderweise ganz verschiedene.

Die verschiedenen Zolldokumente

Zuerst einmal gibt es die so genannte Zollinhaltserklärung CN23 bzw. CN22, die von den Weltpostunternehmen zur Verfügung gestellt werden. Sie sind einheitlich weltweit und mit diesem kann der Inhalt eines Pakets klar angegeben werden. CN23 ist dabei für Pakete, CN22 für Päckchen zu verwenden.

Unternehmen stellen für Pakete an ihre internationalen Kundinnen und Kunden eine Rechnung aus. Diese muss aber den Vorgaben einer internationalen Handelsrechnung entsprechen, damit sie vom Zoll anerkannt wird.

Schließlich gibt es noch die Proforma-Rechnung. Sie ist zum allergrößten Teil genauso aufgebaut wie die internationale Handelsrechnung, ist aber keine wirkliche Rechnung.

In welchen Fällen welches Zolldokument verwenden

Versenden Sie privat an privat, dann gibt es zwei Dokumente, die für Sie von Bedeutung sind beim Paketversand.

Wenn Sie mit einem Paketdienst verschicken, der Mitglied des Weltpostvereins ist (das ist in Deutschland DHL Paket bzw. die Deutsche Post oder Post NL, etc.), dann benötigen Sie die Zollinhaltserklärung CN23 für Ihr Paket (bzw. CN22 für ein Päckchen).

Verschicken Sie aber mit einem anderen Paketdienst (z.B. UPS, DHL Express, DPD, Hermes, ...), dann müssen Sie die Angaben für den Zoll in Form eine Proforma-Rechnung machen - also ein Dokument, das zwar aussieht wie eine Rechnung (inkl. des Werts der einzelnen Paketinhalte), aber eben nicht wirklich eine Rechnung ist, sondern  nur ein Dokument für den Zoll.

Sind allerdings Ihre Pakete gewerblich, gibt es eine kleine Änderung: Sie müssen jetzt bei Paketdiensten, die Mitglied des Weltpostvereins sind, sowohl ein CN23-Formular als auch eine internationale Handelsrechnung beilegen. bei den anderen Paketdiensten entfällt das CN23 und die internationale Handelsrechnung ist ausreichend.

Zolldokumente ganz einfach bei Shiparound

Buchen Sie Ihr Paket bei Shiparound ist es ganz einfach für Sie: sie geben nämlich die Inhalte Ihres Pakets und deren jeweiligen Wert online bei der Buchung mit ein (oder übermitteln uns diese bei gewerblichem Versand gerne auch über eine IT-Schnittstelle) und Shiparound erstellt automatisch immer das richtige Formuluar - sie müssen sich um obige Unterschiede gar nicht selbst kümmern.

Die geeigneten und mit den von Ihnen angegebenen Informationen befüllten Formulare erhalten Sie dann ganz einfach als PDF zum Ausdrucken.

Anzahl der Ausfertigungen (Zollformulare am Paket)

Leider haben sich die Zollbehörden dieser Welt nicht darauf geeinigt, wie viele Kopien der Zolldokumeten sie benötigen. Es gibt Länder, bei denen ein einfaches Exemplar ausreicht, andere benötige zwei, drei oder gar vier Ausfertigungen.

In den meisten Ländern reichen drei Ausfertigungen (oder weniger). Vier Exemplare werden nur in einige, eher seltenere Zielländer wirklich benötigt, z.B. in viele karibische Länder, in den Kongo, nach Mosambik, den Tschad oder Venezuela.

Daher empfehlen wird, immer mindestens drei exakt gleiche Exemplare beizulegen - dann sind sie in fast allen Ländern auf der sicheren Seite.

Zolldokumente richtig anbringen am Paket

Die Zolldokumente sollten immer außen am Paket angebracht werden, so dass sie gut erkenntlich sind und vom Zollmitarbeiter leicht entnommen werden können - sie wollen diese ja nicht unnötig verärgern oder es unnötigerweise dazu bringen, dass das Paket aufgerissen werden muss.

Ideal sind natürlich außen auf das Paket aufgeklebte, wiederverschließbare Dokumententaschen, die auch klar gekennzeichnet sind.